La numerazione delle fatture è un elemento cruciale per la corretta gestione delle transazioni commerciali e fiscali. Seguire le regole stabilite dalle autorità fiscali è fondamentale per evitare sanzioni e garantire una corretta registrazione contabile.

Qui di seguito ne esaminiamo gli aspetti rilevanti.

Obblighi di Legge:

In Italia, le fatture devono avere un numero progressivo che le identifichi in modo univoco.

La normativa non stabilisce una struttura obbligatoria per il numero, quindi è possibile utilizzare qualsiasi combinazione di numeri e lettere, purché il numero non sia già stato utilizzato.

In passato, era previsto che le fatture di ogni anno solare dovessero iniziare dalla numerazione 1. Tuttavia, questa disposizione è stata eliminata, pertanto è possibile scegliere di proseguire la numerazione dell’anno precedente o di adottarne una nuova.

In caso di errore nella numerazione, non è prevista alcuna sanzione. L’importante è che il documento sia chiaramente identificabile.

Formato della Numerazione:

La numerazione deve essere univoca e non può essere ripetuta o saltata. Si consiglia di utilizzare una numerazione sequenziale, senza omettere numeri intermedi. Ad esempio, partendo da 001 e procedendo consecutivamente.

Prefissi e Suffissi:

È consentito l’uso di prefissi o suffissi nella numerazione delle fatture, ma questi devono essere utilizzati in modo coerente e non devono alterare la progressione numerica principale. Ad esempio, “F/001” o “001/2023”.

Numerazione Annuale:

È comune utilizzare numerazioni annuali per semplificare la gestione contabile e adempiere agli obblighi fiscali. Ad esempio, “2023/001” per la prima fattura emessa nel 2023.

Numeri Progressivi per Anno o Cliente:

Alcune aziende preferiscono utilizzare numeri progressivi separati per ogni anno o per ciascun cliente. Questo può facilitare la ricerca e la gestione delle fatture.

Alla luce di queste considerazioni ecco alcuni esempi di sistemi di numerazione che puoi utilizzare:

Un numero progressivo con anno e mese, ad esempio “Fattura n. 1/2023” o “Fattura n. 2023/1”.
Un numero progressivo con codice cliente, ad esempio “Fattura n. 1/ABC/2023”.
Un numero progressivo con codice fiscale, ad esempio “Fattura n. 1/0123456789/2023”.