Bilancio d’esercizio: tipologie, tempistiche, costi e formati

Ai sensi del D.Lgs. n. 139/2015 sono attualmente previste tre differenti forme di bilancio, collegate alle dimensioni delle imprese: in particolare le società di capitali (Spa, Sapa, Srl e Coop) si distinguono in micro-imprese, piccole e medie imprese, grandi imprese, se nel primo esercizio o successivamente per due esercizi consecutivi, non superano due dei seguenti tre limiti:

Le società con strumenti negoziati sul mercato regolamentato non possono predisporre il bilancio in forma abbreviata né il bilancio per le micro imprese.

Adempimenti e termini per la predisposizione e l’approvazione del bilancio

Al termine di ogni esercizio sociale l’organo amministrativo (Consiglio d’amministrazione o Amministratore unico) deve predisporre il progetto di bilancio da sottoporre all’esame degli organi di controllo ed all’approvazione dei soci.

Non è previsto un esplicito termine entro il quale il progetto di bilancio deve essere predisposto ed approvato dall’organo amministrativo, ma è necessario che lo stesso sia consegnato dagli amministratori al Collegio Sindacale e al soggetto incaricato della revisione legale dei conti, almeno 30 giorni prima di quello fissato per l'assemblea che deve discuterlo.

Il fascicolo completo di bilancio deve poi restare depositato in copia nella sede della società durante i 15 giorni che precedono l'assemblea, e finché sia approvato, in modo che i soci possano prenderne visione. Il fascicolo si compone di:

• bilancio della società (come da tabella precedente);
• copie integrali dell'ultimo bilancio delle società controllate;
• un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell'ultimo bilancio delle società collegate;
• relazioni degli amministratori;
• relazione dei sindaci;
• relazione del soggetto incaricato della revisione legale dei conti.

L’art. 2364 c.c. (richiamato anche dall’art. 2478-bis per quanto compete alla S.r.l.) prevede che “L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato e quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società; in questi casi gli amministratori segnalano nella relazione prevista dall’articolo 2428 c.c. (n.d.r. Relazione sulla gestione) le ragioni della dilazione”.

Se lo statuto non prevede il contrario, le società per azioni (S.p.A.), le società in accomandita per azioni (S.a.p.A.), le società a responsabilità limitata (S.r.l.) e le società cooperative e le mutue assicuratrici, con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie possano prevedere che:

• il voto venga espresso in via elettronica o per corrispondenza;
• l'intervento all'assemblea avvenga mediante mezzi di telecomunicazione;
• l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio;
• con esclusivo riferimento alle S.r.l., ai sensi dell’art. 2479, comma 3, c.c., se l’atto costitutivo lo prevede, si consente che l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto; in tal caso dai documenti sottoscritti dai soci devono risultare con chiarezza l’argomento oggetto della decisione ed il consenso alla stessa;
• nell'assemblea delle società con azioni quotate nei mercati regolamentati, ammesse alla negoziazione su sistemi multilaterali di negoziazione o diffuse fra il pubblico in misura rilevante, si incentiva il ricorso alle deleghe di voto per l'esercizio dei relativi diritti.

Tutto ciò premesso i termini legati all’approvazione dei bilanci delle società di capitali per gli esercizi chiusi al 31 dicembre sono:

• entro il 31 marzo, nelle società sottoposte al controllo da parte del Collegio sindacale e/o del revisore, dovrà riunirsi l’organo amministrativo per predisporre ed approvare la bozza di bilancio da consegnare agli organi di controllo; laddove gli organi di controllo non siano nominati l’organo amministrativo potrà provvedere entro il 15 aprile;
• entro il 15 aprile tutta la documentazione riferita al bilancio dovrà essere depositata presso la sede sociale a disposizione dei soci.

Decorsi 15 giorni dal deposito (è possibile la rinuncia al termine da parte dell’unanimità dei soci) ed entro il 30 aprile (120 giorni dalla chiusura dell’esercizio), si deve riunire l’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio.

Le riunioni dell’organo amministrativo e le assemblee dei soci dovranno essere convocate con le modalità ed il preavviso previsto dallo statuto sociale.

Sintesi delle principali scadenze relative al bilancio

Pubblicazione in G.U. dell’avviso di convocazione dell’assemblea o pubblicazione su di un quotidiano

Costi per il deposito di bilancio

La tabella seguente riporta il dettaglio dei costi vigenti, per tipo di bilancio/soggetto obbligato:

Sanzioni per omissioni o ritardo nel deposito di bilancio

La sanzione è comminata a ciascun amministratore e l’importo è previsto dall’articolo 2630 del codice civile, di cui segue testo puntuale:

Art. 2630 - (Omessa esecuzione di denunce, comunicazione e depositi)

“Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestiste in una società o in un Consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o deposito presso il Registro delle Imprese, ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni prescritte dall’art. 2250 primo, secondo, terzo e quarto comma, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103 € a 1.032 €. Se la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengono nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo. Se si tratta di omesso deposito dei bilanci, la sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo .”

Modalità di compilazione della modulistica elettronica di Bilancio ed Elenco Soci

Le imprese, in funzione degli obiettivi dettati dall’AgID, dal 2010 devono obbligatoriamente depositare al Registro Imprese, in formato XBRL, ilbilancio d’esercizio e il bilancio consolidato.

A partire dalla pubblicazione della prima tassonomia XBRL italiana, nel 2009, si sono susseguiti una serie di aggiornamenti, sino ad arrivare alla vigente Tassonomia 2018-11-04.

L’impresa o il professionista devono dunque generare un’ istanza XBRL, sulla base della tassonomia vigente, per il bilancio comprensivo di prospetto contabile e Nota Integrativa. A tal fine si può utilizzare un software di mercato, che preveda la generazione dell’istanza XBRL, oppure uno degli strumenti disponibili sul sito del Registro Imprese.

Validazione istanza XBRL e firma del bilancio

Prima di continuare il processo per il deposito del bilancio XBRL, è opportuno verificare formalmente l’assenza di anomalie e di difformità nell’istanza XBRL.

Effettuata la validazione formale, il bilancio XBRL deve essere firmato digitalmente in modalità CAdES. Detta modalità, che trasforma il formato .xbrl in .xbrl.p7m.

I soggetti, che possono apporre lafirma digitale sul bilancio XBRL, sono: commercialisti incaricati (previo inserimento di specifica dichiarazione, in calce alla Nota Integrativa XBRL),notai con certificato di ruolo, amministratori della società.

Deposito del bilancio nel doppio formato XBRL e PDF/A

Qualora la tassonomia da utilizzare non rappresenti adeguatamente i fatti aziendali e quindi il bilancio XBRL differisca significativamente da quello approvato in assemblea, allora si devono depositare anche i formati PDF/A (PDF/A è il formato che consente di archiviare informazioni che devono essere sempre leggibili sul lungo periodo). In questo caso è opportuno inserire specifica dichiarazione nella sezione “Dichiarazione di conformità del bilancio”.

Società e tipologie di bilancio esenti dal deposito in formato XBRL

Alcune società, per le quali sono previsti specifici standard di redazione dei bilanci, sono escluse dalla presentazione del bilancio in formato XBRL: quotate (tenute a redigere il bilancio secondo lo standard ESEF), non quotate con redazione dei bilanci conforme ai principi contabili internazionali, esercenti attività di assicurazione e riassicurazione, banche ed altri istituti finanziari, società controllate.

Analoga esclusione è prevista per bilanci ed imprese che non sono rappresentati adeguatamente dalla tassonomia vigente, ovvero: bilancio di società estere avente sede secondaria in Italia, bilancio sociale, bilancio consolidato di società di persone, bilancio finale di liquidazione.

Richieste di correzione da parte della CCIAA

In caso di errori riscontrati dalla Camera di Commercio in fase di evasione della pratica di deposito bilancio è necessario allegare direttamente da Telemaco - Elenco pratiche i documenti corretti, così come richiesti dal Registro Imprese. La correzione non comporta il pagamento di ulteriori importi rispetto a quelli già versati in fase di deposito.

In caso di pratica rifiutata è necessario procedere al re-invio della stessa, indicando gli estremi di protocollazione della pratica originale dati dalla Camera di Commercio; in questo modo non saranno effettuati addebiti.